Ngày 16 tháng 11 năm 2020, Tòa án nhân dân tối cao đã ban hành Thông tư số 04/2020/TT-TANDTC quy định chi tiết quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm; khen thưởng, xử lý vi phạm; cấp và thu hồi thẻ Hòa giải viên.
Theo đó, Thông tư này quy định chi tiết quy trình bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm; khen thưởng, xử lý vi phạm; cấp và thu hồi thẻ Hòa giải viên tại Tòa án theo quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án (sau đây gọi là Hòa giải viên).
Đối tượng áp dụng theo Thông tư gồm: Người được đề nghị bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Hòa giải viên; Hòa giải viên được xem xét miễn nhiệm, khen thưởng hoặc bị xử lý vi phạm theo quy định và cơ quan, đơn vị, cán bộ, công chức và người có thẩm quyền thực hiện việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, miễn nhiệm, khen thưởng hoặc xử lý vi phạm Hòa giải viên; cấp, đổi và thu hồi thẻ Hòa giải viên.
Định biên số lượng Hòa giải viên
Thông tư quy định, số lượng Hòa giải viên được xác định trên cơ sở số lượng vụ, việc dân sự, hành chính được thụ lý của từng Tòa án và các tiêu chí sau: Tòa án có số lượng thụ lý dưới 300 vụ, việc/năm có tối đa 05 Hòa giải viên; Tòa án có số lượng thụ lý từ 300 đến dưới 1.000 vụ, việc/năm có tối đa 15 Hòa giải viên; Đối với các Tòa án có số lượng thụ lý từ 1.000 vụ, việc/năm trở lên thì cứ tăng thêm 100 vụ, việc/năm bổ sung thêm 01 Hòa giải viên.
Thủ tục đề xuất số lượng Hòa giải viên như sau: Sau tổng kết công tác năm, căn cứ vào số lượng vụ, việc thụ lý, Chánh án Tòa án nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện) có văn bản đề nghị Chánh án Tòa án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh) giao số lượng Hòa giải viên. Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh tổng hợp nhu cầu, đề xuất số lượng Hòa giải viên của Tòa án nhân dân cấp tỉnh và các Tòa án nhân dân cấp huyện thuộc thẩm quyền quản lý về Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ). Sau khi Tòa án nhân dân tối cao phê duyệt, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh ban hành quyết định giao số lượng Hòa giải viên đối với từng Tòa án thuộc thẩm quyền quản lý theo phân cấp.
Hội đồng tư vấn lựa chọn Hòa giải viên
Hội đồng tư vấn lựa chọn Hòa giải viên (sau đây gọi tắt là Hội đồng tư vấn) có tối thiểu 03 người; danh sách thành viên Hội đồng tư vấn do Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh quyết định, gồm: Đại diện lãnh đạo Tòa án nhân dân cấp tỉnh là Chủ tịch Hội đồng; Các Ủy viên: Trưởng đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh; 01 thành viên Ủy ban Thẩm phán Tòa án nhân dân cấp tỉnh; Chánh án Tòa án nhân dân cấp huyện (nơi có người được đề nghị tuyển chọn, bổ nhiệm làm Hòa giải viên); đại diện lãnh đạo cơ quan, tổ chức có liên quan đến người được đề nghị bổ nhiệm làm Hòa giải viên (nếu có).
Nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng tư vấn: Lựa chọn người đủ điều kiện làm Hòa giải viên theo quy định của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án và hướng dẫn tại Thông tư này, để tư vấn cho Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh quyết định bổ nhiệm, bổ nhiệm lại Hòa giải viên; Xem xét việc miễn nhiệm, xử lý vi phạm Hòa giải viên theo quy định của pháp luật, để tư vấn cho Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh quyết định miễn nhiệm, xử lý vi phạm đối với Hòa giải viên; Hội đồng tư vấn tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm vụ.
Quy trình bổ nhiệm Hòa giải viên
Căn cứ nhu cầu và định biên số lượng Hòa giải viên đã được phê duyệt, Tòa án nhân dân cấp huyện, Tòa án nhân dân cấp tỉnh thông báo tuyển chọn Hòa giải viên và đăng tải công khai trên các phương tiện thông tin đại chúng của địa phương, niêm yết tại trụ sở của Tòa án nhân dân nơi có nhu cầu trong thời hạn 15 ngày làm việc kể từ ngày đăng thông báo, niêm yết.
Về tiếp nhận hồ sơ đề nghị bổ nhiệm Hòa giải viên, Thông tư quy định như sau: Người có đủ điều kiện theo thông báo nhu cầu tuyển chọn Hòa giải viên nộp hồ sơ đề nghị bổ nhiệm Hòa giải viên tại Tòa án nơi họ có nguyện vọng làm Hòa giải viên. Tòa án nhân dân nơi nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra, tiếp nhận hồ sơ đã đầy đủ các giấy tờ theo quy định. Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày hết thời hạn tiếp nhận hồ sơ, Tòa án nơi nhận hồ sơ phải tiến hành phân loại hồ sơ. Đối với các trường hợp bắt buộc phải có chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải, đối thoại thì lập danh sách cử đi bồi dưỡng gửi đến Tòa án nhân dân cấp tỉnh để tổng hợp báo cáo Tòa án nhân dân tối cao. Vụ Tổ chức - Cán bộ Tòa án nhân dân tối cao tổng hợp danh sách do Tòa án nhân dân cấp tỉnh gửi đến và làm văn bản chuyển Học viện Tòa án để tổ chức bồi dưỡng và cấp chứng chỉ theo quy định. Sau khi các trường hợp được cử đi bồi dưỡng đã được cấp chứng chỉ, Tòa án nơi nhận hồ sơ lựa chọn người có đủ điều kiện và có văn bản đề nghị Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét, bổ nhiệm (qua đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh).
Về tư vấn lựa chọn Hòa giải viên: Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị bổ nhiệm Hòa giải viên, đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh báo cáo Hội đồng tư vấn để xem xét, lựa chọn Hòa giải viên. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh có văn bản, Hội đồng tư vấn tổ chức họp xem xét, thống nhất và ra nghị quyết lựa chọn người có đủ điều kiện làm Hòa giải viên
Ra quyết định bổ nhiệm Hòa giải viên: Căn cứ Nghị quyết của Hội đồng tư vấn, đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh trình Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh quyết định bổ nhiệm Hòa giải viên. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định bổ nhiệm Hòa giải viên. Trường hợp từ chối bổ nhiệm, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thông báo công khai danh sách Hòa giải viên: Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày ra quyết định bổ nhiệm, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh công bố danh sách Hòa giải viên trên Trang thông tin điện tử của Tòa án nhân dân cấp tỉnh và niêm yết tại trụ sở Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc; đồng thời, gửi Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) để quản lý và công bố trên Cổng thông tin điện tử Tòa án nhân dân tối cao theo quy định.
Thủ tục đề nghị bổ nhiệm Hòa giải viên gồm các tài liệu sau: Tờ trình đề nghị bổ nhiệm Hòa giải viên (theo Mẫu số 01); Danh sách Hòa giải viên đề nghị bổ nhiệm (theo Mẫu số 16a); Biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng tư vấn (theo Mẫu số 14 và Mẫu số 15); Hồ sơ cá nhân của người được đề nghị bổ nhiệm Hòa giải viên (Gồm: Đơn đề nghị bổ nhiệm (theo Mẫu số 11); Sơ lược lý lịch (theo Mẫu số 13); Phiếu lý lịch tư pháp (được cấp không quá 06 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ đề nghị bổ nhiệm); Giấy chứng nhận sức khỏe (do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp, còn giá trị trong 06 tháng); Giấy tờ chứng minh có đủ điều kiện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 10 của Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án gồm một trong các giấy tờ sau đây: 1- Quyết định bổ nhiệm hoặc xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc đã là Thẩm phán, Thẩm tra viên Tòa án, Thư ký Tòa án, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên Viện kiểm sát, Chấp hành viên thi hành án dân sự, Thanh tra viên; 2- Xác nhận của cơ quan có thẩm quyền về việc đã hoặc đang là luật sư, chuyên gia, nhà chuyên môn khác có ít nhất 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực công tác; 3- Xác nhận của Ủy ban nhân dân xã, phường, thị trấn về việc có hiểu biết về phong tục tập quán, có uy tín trong cộng đồng dân cư và Chứng chỉ bồi dưỡng nghiệp vụ hòa giải, đối thoại do cơ sở đào tạo của Tòa án nhân dân tối cao cấp, trừ người đã là Thẩm phán, Thẩm tra viên chính, Thẩm tra viên cao cấp, Thư ký viên chính, Thư ký viên cao cấp, Kiểm sát viên, Chấp hành viên thi hành án dân sự, Thanh tra viên).
Quy trình bổ nhiệm lại Hòa giải viên
Về quy trình bổ nhiệm lại, Thông tư nêu rõ, chậm nhất 02 tháng trước ngày hết nhiệm kỳ, Hòa giải viên có nguyện vọng tiếp tục làm Hòa giải viên, nộp hồ sơ đề nghị bổ nhiệm lại tại Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc. Căn cứ nhu cầu thực tế, trên cơ sở kết quả thực hiện nhiệm vụ của Hòa giải viên, Tòa án nơi có Hòa giải viên làm việc có văn bản đề nghị Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét bổ nhiệm lại theo quy định. Quy trình bổ nhiệm lại Hòa giải viên được thực hiện như quy định tại khoản 3, khoản 4 và khoản 5 Điều 6 Thông tư này. Quyết định bổ nhiệm lại Hòa giải viên phải được ban hành trước ít nhất 01 ngày làm việc, tính đến ngày hết nhiệm kỳ làm Hòa giải viên. Trường hợp không đáp ứng điều kiện để bổ nhiệm lại, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.
Thủ tục đề nghị bổ nhiệm lại Hòa giải viên gồm các tài liệu sau: Tờ trình đề nghị bổ nhiệm lại Hòa giải viên (theo Mẫu số 02); Danh sách Hòa giải viên đề nghị bổ nhiệm lại (theo Mẫu số 16b); Biên bản họp và nghị quyết của Hội đồng tư vấn (theo Mẫu số 14 và Mẫu số 15); Đánh giá nhận xét của Tòa án nơi Hòa giải viên làm việc về quá trình thực hiện nhiệm vụ (theo Mẫu số 18); Hồ sơ cá nhân của người được đề nghị bổ nhiệm lại Hòa giải viên (gồm: Đơn đề nghị bổ nhiệm lại (theo Mẫu số 12); Giấy chứng nhận sức khóe (do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp, còn giá trị trong 6 tháng); Báo cáo về kết quả thực hiện nhiệm vụ trong nhiệm kỳ của Hòa giải viên (theo Mẫu số 17)).
Quy trình miễn nhiệm Hòa giải viên
Về quy trình miễn nhiệm: Khi có căn cứ quy định tại khoản 1 Điều 13 Luật Hòa giải, đối thoại tại Tòa án, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được đề nghị, đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh báo cáo Hội đồng tư vấn xem xét việc miễn nhiệm Hòa giải viên. Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh có văn bản, Hội đồng tư vấn tổ chức họp xem xét và ra nghị quyết về việc miễn nhiệm Hòa giải viên. Trong thời hạn 03 ngày làm việc, kể từ ngày đơn vị tham mưu về tổ chức cán bộ Tòa án nhân dân cấp tỉnh trình, Chánh án Tòa án nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định miễn nhiệm Hòa giải viên; xóa tên Hòa giải viên khỏi danh sách, thu hồi thẻ Hòa giải viên, thông báo công khai trên Trang thông tin điện tử của Tòa án nhân dân cấp tỉnh và niêm yết tại trụ sở Tòa án nơi họ làm việc; đồng thời, gửi Tòa án nhân dân tối cao (qua Vụ Tổ chức - Cán bộ) để báo cáo và công bố trên Cổng thông tin điện tử theo quy định.